Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP UPT BPPH

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP

di lingkungan Unit Pelaksana Teknis Balai Pengkajian dan Penelitian Hidrodinamika

(UPT BPPH)

KATA PENGANTAR

Penyelenggaraan Sistim Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) merupakan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap instansi Pemerintah. Untuk memberikan kesamaan arah dan persepsi bagi penyelenggara SPIP di lingkungan Unit Pelaksana Teknis Balai Pengkajian dan Penelitian Hidrodinamika (UPT BPPH), serta memperhatikan Disain Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) di BPPT  Tahun 2013, dipandang perlu adanya Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP. Pedoman Teknis ini disusun mengacu pada Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP, sebagaimana yang telah ditetapkan dengan Peraturan Kepala BPKP No: PER-1326/K/LB/2009 tanggal 7 Desember 2009.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP di lingkungan UPT BPPH ini, meliputi Proses, Tahapan, Contoh formulir-formulir, dan contoh Risk Register, yang dapat digunakan dalam penyelenggaraan SPIP. Pengembangan dan penyesuaian lebih lanjut sangat dimungkinkan disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan.

Akhir kata kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah memberikan sumbangan pikiran maupun tenaga dalam penyusunan Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP di lingkungan Unit Pelaksana Teknis Balai Pengkajian dan Penelitian Hidrodinamika (UPT BPPH) ini.

                                                                                                            Surabaya,

DAFTAR ISI

			HAL
Kata Pengantar			i
Daftar Isi			ii
Daftar Lampiran			iii
Bab I	Pendahuluan		1
	A.  Latar Belakang		1
	B.  Maksud dan Tujuan		1
	C.  Ruang Lingkup		2
	D.  Kerangka Logis Pedoman		2
Bab II	Gambaran Umum dan Tahapan Penyelenggaraan SPIP		3
	A.  Gambaran Umum SPIP		3
	B.  Tahapan Penyelenggaraan SPIP		4
Bab III	Prosedur dan Langkah Kerja		10
	A.  Persiapan		10
	1.	Pembentukan Satgas Penyelenggaraan SPIP	11
	2.	Pemahaman (Knowing)	13
	3.	Pemetaan (Mapping)	27
	4.	Penyusunan Rencana Penyelenggaraan SPIP	30
	B.  Pelaksanaan		36
	1.	Pembangunan Infrastruktur (Norming)	37
	2.	Internalisasi (Forming)	72
	3.	Pengembangan Berkelanjutan (Performing)	75
	C.  Pelaporan		78
Bab IV	Penutup		83

ii

BAB I

PENDAHULUAN

A.       LATAR BELAKANG

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) telah mewajibkan seluruh Kementerian dan Lembaga untuk mengendalikan seluruh kegiatan dengan menyelenggarakan sistem pengendalian intern. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa tujuan organisasi dapat tercapai sesuai visi dan misi yang telah ditetapkan. Tanggung jawab tersebut mendasari Unit Pelaksana Teknis Balai Pengkajian dan Penelitian Hidrodinamika (UPT BPPH) untuk membuat sebuah pedoman SPIP. Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP tersebut diarahkan untuk menjadi sebuah acuan yang ringkas dan dapat diterapkan dalam penyelenggaraan SPIP pada unit kerja di lingkungan UPT BPPH.

Untuk menjamin keselarasan Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP di Lingkungan UPT BPPH ini dengan ketentuan lain yang lebih tinggi, maka pedoman ini disusun dengan mengacu kepada Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP, sebagaimana telah ditetapkan dengan Peraturan Kepala BPKP Nomor: PER-1326/K/LB/2009 tanggal 7 Desember 2009.

Selain itu, pedoman SPIP ini diharapkan dapat mewarnai setiap aktivitas rutin sehari-hari di UPT BPPH dan pada akhirnya dapat menjadi sebuah budaya organisasi.

B.       MAKSUD DAN TUJUAN

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP disusun dengan maksud untuk memberikan pedoman/acuan bagi pimpinan, para pejabat struktural, fungsional, maupun seluruh pegawai dalam menyelenggarakan SPIP di lingkungan UPT BPPH.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP di Lingkungan UPT BPPH

1

Pedoman Penyelenggaraan SPIP di lingkungan UPT BPPH disusun dengan tujuan:

1.   Menciptakan kesamaan persepsi dalam menyelenggarakan SPIP di lingkungan UPT BPPH dengan tetap memperhatikan karakteristik masing-masing kegiatan di lingkungan UPT BPPH;

2.    Memberikan panduan tentang proses, tahapan, pedoman serta formulir-formulir yang dapat digunakan dalam penyelenggaraan dan penerapan SPIP;

3.    Memberikan contoh penyusunan risk register.

C.    RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pedoman ini mengatur teknis penyelenggaraan sistem pengendalian intern di lingkungan UPT BPPH.

D.       KERANGKA LOGIS PEDOMAN

Pedoman penyelenggaraan SPIP di lingkungan UPT BPPH disusun mengacu pada Peraturan Kepala BPKP Nomor Per-1326/K/LB/2009, Tanggal 7 Desember 2009 tentang Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP.

Pedoman Penyelenggaraan SPIP di Lingkungan UPT BPPH disusun dengan sistematika penyajian sebagai berikut:

BAB I        PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, serta kerangka logis pedoman.

BAB II       GAMBARAN UMUM DAN TAHAPAN PENYELENGGARAAN SPIP

Bab ini menguraikan gambaran umum penyelenggaraan SPIP serta tahapan penyelenggaraan SPIP yang merupakan intisari dari pedoman teknis penyelenggaraan SPIP.

BAB III      PROSEDUR/LANGKAH KERJA

Bab ini menguraikan prosedur/langkah kerja penyelenggaraan SPIP di lingkungan UPT BPPH.

BAB IV    PENUTUP

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP di Lingkungan UPT BPPH

2

BAB II

GAMBARAN UMUM DAN TAHAPAN PENYELENGGARAAN SPIP

A.  GAMBARAN UMUM SPIP

1.  Latar Belakang

Penerapan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) di lingkungan UPT BPPH merupakan sebuah konsekuensi logis bagi sebuah institusi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Setiap lembaga pemerintah sebaiknya memiliki suatu sistem pengendalian yang dapat meminimalkan risiko yang ada.

Pedoman Penyelenggaraan SPIP dibagi atas beberapa tahapan kegiatan, sejak persiapan pembentukan satuan tugas sampai dengan pelaporan. Setiap tahapan pedoman ini tentunya tetap mengacu pada Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP yang telah ada. Hal ini untuk menghindari penyimpangan dan kesalahan persepsi dalam menginterprestasikan pedoman/standar yang ada, serta untuk memudahkan dalam mengimplementasikan SPIP sesuai standar yang berlaku.

2.  Pengertian SPIP

Pengertian SPIP sesuai dengan PP Nomor. 60 Tahun 2008 adalah proses yang integral pada kegiatan dan tindakan yang dilakukan secara terus-menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi, melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, serta ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

3.  Tujuan SPIP

Tujuan SPIP adalah memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui :

a.    Kegiatan yang efektif dan efisien;

b.    Laporan keuangan yang dapat diandalkan;

c.    Pengamanan aset negara; serta

d.    Ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP di Lingkungan UPT BPPH

3

4.  Unsur-unsur SPIP

SPIP terdiri dari lima unsur, yaitu :

a.    Lingkungan pengendalian;

b.    Penilaian risiko;

c.    Kegiatan pengendalian;

d.    Informasi dan komunikasi; serta

e.    Pemantauan pengendalian intern.

5.  Prinsip umum penyelenggaraan SPIP

Terdapat beberapa prinsip umum dalam penyelenggaraan SPIP, yaitu :

a.    Sistem pengendalian intern sebagai proses yang integral dan menyatu dengan instansi atau kegiatan secara terus menerus;

b.    Sistem pengendalian intern dipengaruhi oleh manusia;

c.    Sistem pengendalian intern memberikan keyakinan yang memadai, bukan keyakinan yang mutlak;

d.    Sistem pengendalian intern diterapkan sesuai dengan kebutuhan, ukuran, kompleksitas, sifat, tugas, dan fungsi instansi pemerintah.

B.  Tahapan Penyelenggaraan SPIP

Penyelenggaraan SPIP terdiri dari tiga tahapan, yaitu tahap persiapan, tahap pelaksanaan, dan tahap pelaporan.

1.    Tahap Persiapan

a.  Pembentukan Satuan Tugas Penyelenggaraan SPIP

Dalam penyelenggaraan SPIP, perlu membentuk Satuan Tugas (Satgas) Penyelenggaraan SPIP. Satgas tersebut bertugas untuk mengkoordinasikan pelaksanaan seluruh tahapan penyelenggaraan SPIP dan memfasilitasi seluruh kebutuhan atas pedoman dan materi yang diperlukan untuk melaksanakan SPIP.

Dengan kata lain, satgas bertugas untuk mengawal seluruh tahapan penyelenggaraan SPIP di lingkungan UPT BPPH.

b.  Pemahaman/Knowing.

Pemahaman/knowing adalah tahap untuk membangun kesadaran (awareness) dan persamaan persepsi. Kegiatan ini dimaksudkan agar setiap individu mengerti dan memiliki persepsi yang sama tentang SPIP. Materi yang perlu dipahami dalam tahap ini meliputi:

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP di Lingkungan UPT BPPH

4

1)   Pentingnya SPIP sebagai sarana pengendalian berkelanjutan dan perangkat pengamanan dalam proses pencapaian tujuan;

2)   Perkembangan sistem pengendalian intern di Indonesia sampai saat ini;

3)   Pengertian SPIP;

4)   Uraian unsur dan sub unsur SPIP;

5)   Menjelaskan perbedaan Waskat dengan SPIP ditinjau dari faktor: definisi, sifat, framework, tanggung jawab, keberadaan, dan penekanan;

Pemahaman/knowing dapat dilakukan melalui:

1)    Sosialisasi

Sosialisasi diberikan oleh Satgas Penyelenggaraan SPIP di lingkungan UPT BPPH atau BPKP.

Metode yang digunakan tergantung pada kebutuhan unit kerja, antara lain:

a)    Pelatihan di Kantor Sendiri (PKS) dan tanya jawab. Metode ini membutuhkan interaksi yang lebih rendah dan digunakan apabila pemahaman peserta terhadap SPIP masih relatif rendah;

b)    Diskusi panel atau seminar. Metode ini digunakan apabila pemahaman peserta sudah relatif tinggi karena membutuhkan interaksi yang lebih tinggi.

2)    Diklat SPIP

Unit kerja dapat mengikutkan peserta ke dalam diklat yang diadakan oleh Satgas Penyelenggaraan SPIP Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) atau menyelenggarakan diklat tersendiri. Dalam hal penyelenggaraan diklat tersendiri, unit kerja harus bekerja sama dengan BPKP dan Satgas Penyelenggaraan SPIP BPPT.

3)    Focus group discussion (FGD) untuk membangun persamaan persepsi di antara seluruh pegawai setelah mendapat sosialisasi SPIP. FGD dipandu oleh Satgas Penyelenggaraan yang bertindak sebagai fasilitator. Fasilitator FGD bertugas untuk:

a)    Memandu diskusi;

b)    Menyiapkan materi diskusi yang diarahkan pada pemahaman berbagai unsur SPIP, termasuk sub unsur, butir-butir dan hal-hal yang tercantum dalam daftar uji;

c)    Memberi contoh penyelenggaraan masing-masing unsur.

4)    Diseminasi berbagai informasi yang terkait dengan SPIP dengan menggunakan media internet dan multimedia.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP di Lingkungan UPT BPPH

5

c.  Pemetaan.

Pemetaan adalah tahap diagnosis awal yang dilakukan sebelum penyelenggaraan SPIP. Pemetaan dimaksudkan untuk mengetahui kondisi pengendalian intern pada UPT BPPH, yang mencakup keberadaan kebijakan dan prosedur dan implementasi dari kebijakan dan prosedur tersebut terkait penyelenggaraan sub unsur SPIP. Data untuk pemetaan dapat diperoleh melalui penyebaran kuesioner atau melalui penyelenggaraan Focus Group Discussion

(FGD). Data tersebut perlu diuji validitasnya melalui uji silang dengan melakukan wawancara, review dokumen secara sepintas (walkthrough test) dan observasi. Pada tahap ini diidentifikasikan :

1)    Sub unsur SPIP yang telah diterapkan;

2)    Sub unsur SPIP yang penerapannya belum memadai;

3)    Sub unsur SPIP yang belum diterapkan.

Hasil pemetaan dituangkan dalam peta sistem pengendalian intern, yang memuat hal-hal yang perlu diperbaiki (areas of improvement/AOI). Pedoman yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pemetaan adalah pedoman pemetaan yang dikeluarkan oleh BPKP.

d.    Penyusunan rencana kerja penyelenggaraan/pengembangan SPIP

Dalam rangka penyelenggaraan SPIP, perlu disusun rencana kerja penyelenggaraan/pengembangan SPIP dengan memperhatikan karakteristik organisasi yang meliputi kompleksitas organisasi, SDM, dan perspektif pengembangannya. Untuk dapat menyusun rencana kerja SPIP tersebut perlu difahami terlebih dahulu fungsi dan tujuan organisasi. Selanjutnya unit kerja perlu mendefinisikan/operasionalisasi SPIP sesuai fungsi dan tujuan organisasi. Berdasarkan operasionalisasi SPIP tersebut ditetapkan tujuan, lingkup kerja, prioritas, dan strategi pengembangan SPIP.

2.     Pelaksanaan

Tahap pelaksanaan merupakan tahap penyelenggaraan SPIP di unit kerja, dengan mempertimbangkan areas of improvement (AOI) yang dihasilkan pada saat pemetaan. Tahap pelaksanaan terdiri dari tiga tahapan, yaitu pembangunan infrastruktur (norming), internalisasi (forming), dan pengembangan berkelanjutan (performing).

a.    Pembangunan Infrastruktur (norming)

Infrastruktur meliputi segala sesuatu yang digunakan oleh organisasi untuk tujuan pengendalian seperti kebijakan, prosedur, standar, pedoman, yang dibangun untuk melaksanakan kegiatan.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP di Lingkungan UPT BPPH

6

Pembangunan infrastruktur mencakup kegiatan untuk membangun infrastruktur baru atau memperbaiki infrastruktur yang ada sesuai permasalahan-permasalahan yang diungkap dalam AOI. Untuk mendapatkan skala prioritas penanganan, tim penyelenggara dapat melakukan penilaian risiko terhadap AOI.

Selain itu, pembangunan infrastruktur juga dapat dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan identifikasi tujuan dan aktivitas utama organisasi, yang selanjutnya dinilai risikonya dan ditetapkan skala prioritas penanganannya.

Berdasarkan skala prioritas tersebut, unit kerja dapat menyusun kebijakan pendukung penyelenggaraan SPIP dilengkapi pedoman penyelenggaraan sub-sub unsur SPIP. Selanjutnya, unit kerja yang bertanggung jawab atas area yang dibangun/diperbaiki membentuk tim untuk menyusun kebijakan dan prosedur penyelenggaraan SPIP.

Infrastruktur yang terbangun kemudian dikomunikasikan kepada seluruh pegawai dan diadministrasikan/didokumentasikan.

b.  Internalisasi (forming)

Internalisasi merupakan proses yang dilakukan unit kerja untuk membuat kebijakan dan prosedur menjadi kegiatan operasional sehari-hari dan ditaati oleh seluruh pejabat dan pegawai.

Untuk memastikan implementasi kebijakan, prosedur, dan pedoman dapat dilaksanakan sesuai yang diinginkan, unit kerja dapat membuat pelatihan untuk meningkatkan kompetensi dan kapasitas seluruh personil dalam melaksanakan kebijakan, prosedur, dan pedoman tersebut.

Pelaksanaan kebijakan, prosedur, dan pedoman tersebut perlu mendapat supervisi oleh pejabat unit kerja yang bersangkutan. Masukan dari pejabat/pegawai tersebut dapat dijadikan dasar dalam melakukan perbaikan dan penyempurnaan.

c.    Pengembangan Berkelanjutan (Performing)

Setiap infrastruktur yang ada harus tetap dipelihara dan dikembangkan secara berkelanjutan agar tetap memberikan manfaat yang optimal terhadap pencapaian tujuan organisasi.

Tahap ini memanfaatkan hasil proses pemantauan penyelenggaraan SPIP. Kegiatan pemantauan dilaksanakan oleh setiap tingkat pimpinan di unit kerja

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP di Lingkungan UPT BPPH

7

agar setiap penyimpangan yang terjadi dapat segera diidentifikasi untuk dilakukan tindakan perbaikannya.

Pemantauan dilakukan melalui pemantauan berkelanjutan, evaluasi terpisah, tindak lanjut hasil audit. Kegiatan ini menghasilkan laporan hasil pemantauan atau evaluasi. Pemantauan juga dapat dilakukan melalui penilaian sendiri (self assessment). Penilaian sendiri adalah sarana untuk melibatkan manajemen dan semua pegawai secara aktif dalam evaluasi dan pengukuran efektivitas sistem pengendalian intern.

Saran yang dihasilkan saat pemantauan dapat berupa :

1)    perlunya penyempurnaan sistem, pejabat terkait harus menyempurnakan dan melakukan sosialisasi penyempurnaan sistem kepada seluruh pegawai, untuk memperlancar tahapan internalisasi;

2)    terkait implementasi infrastruktur yang tidak memadai akibat rendahnya kompetensi (soft maupun hard), pejabat terkait harus segera melakukan tindakan peningkatan kompetensi pegawai.

3.    Tahap Pelaporan

Dalam rangka pengadminstrasian kegiatan SPIP, perlu disusun laporan sebagai bentuk pertanggungjawaban penyelenggaraan SPIP. Laporan penyelenggaraan SPIP disusun untuk seluruh tahapan penyelenggaraan SPIP, yang antara lain memuat :

a.    Pelaksanaan kegiatan, menjelaskan persiapan dan pelaksanaan kegiatan, serta tujuan pelaksanaan kegiatan pada setiap tahapan penyelenggaraan;

b.    Hambatan kegiatan, menguraikan hambatan pelaksanaan kegiatan yang berakibat pada tidak tercapainya target kegiatan tersebut;

c.    Saran perbaikan, berisi saran untuk mengatasi hambatan agar permasalahan tersebut tidak terulang dan saran dalam upaya peningkatan pencapaian tujuan.

d.    Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya.

Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP di Lingkungan UPT BPPH

8