Rencana Tindak Pengendalian (RTP) Lingkungan dan Risiko SPIP

Rencana Tindak Pengendalian (RTP) merupakan dokumen hasil kegiatan bimtek yang berisi gambaran dari efektifitas struktur, kebijakan dan prosedur organisasi dalam mengendalikan risiko, perbaikan pengendalian yang ada/terpasang serta pengkomunikasian dan pemantauan pelaksanaan perbaikannya. Efektifitas struktur, kebijakan dan prosedur organisasi dalam mengendalikan risiko dapat diperoleh antara lain dengan cara mengenali, mengevaluasi dan mencari celah/kekurangan atas pengendalian yang ada/terpasang. Dokumen RTP akhir yang disusun berasal dari dua rencana tindak yaitu rencana tindak perbaikan lingkungan pengendalian dan rencana tindak perbaikan kegiatan pengendalian. Kemungkinan terdapat rencana tindak perbaikan yang berhubungan diantara keduanya atau duplikasi, oleh sebab itu rencana tindak perbaikan harus diselaraskan pada saat finalisasi dokumen RTP. 

A.   MENYUSUN RENCANA TINDAK PERBAIKAN LINGKUNGAN PENGENDALIAN

Rencana tindak perbaikan lingkungan pengendalian yang telah dirumuskan sebelumnya kemudian dituangkan dalam dokumen Rencana Tindak Pengendalian. Tim fasilitator menyelaraskan antara rencana tindak perbaikan lingkungan pengendalian tersebut dengan rencana tindak perbaikan kegiatan pengendalian.

B.   MENYUSUN RENCANA TINDAK UNTUK MENGENDALIKAN RISIKO (KEGIATAN PENGENDALIAN)

Untuk dapat mengembangkan rencana tindak untuk mengendalikan risiko (Kegiatan Pengendalian) Tim Fasilitator dan peserta bimtek harus memiliki pemahaman/gambaran kondisi struktur, kebijakan, dan prosedur organisasi yang ada dan yang dibutuhkan dalam pencapaian tujuan dan sasaran. Langkah-langkah yang dilakukan sebagai berikut:

No	Tahapan Kerja Menyusun Rencana Tindak untuk Mengendalikan Resiko	Pihak Terlibat		Output
		Fasilitator	Partisipan
1	Mengenali Pengendalian yang ada (terpasang)	√	√	Daftar pengendalian terpasang untuk masing-masing risiko
2	Mengevaluasi Pengendalian yang ada (terpasang) •  Kecukupan rancangan pengendalian-pengendalian •  Efektivitas Pengendalian •  Celah Pengendalian	√	√	Hasil identifikasi celah pengendalian
3	Membahas Celah Pengendalian (identifikasi perbaikan kegiatan pengendalian)	√	√	Daftar kegiatan pengendalian yang dibutuhkan untuk mengatasi risiko

1.    Mengenali Pengendalian yang Ada/ Terpasang

Tahapan mengenali pengendalian dilakukan dengan berdasarkan urutan prioritas risiko yang dihasilkan dari tahap penilaian risiko. Tahapan ini bertujuan mendokumentasikan apa yang telah dibuat oleh instansi pemerintah. Tim fasilitator mengarahkan tim bimtek untuk mengidentifikasi dan mencatat pengendalian apa yang sudah ada (terpasang) yang melindungi organisasi dari risiko-risiko tersebut dan membantu dalam pencapaian tujuan/sasaran organisasi.

Langkah mengenali pengendalian ini dilakukan melalui diskusi kelompok terarah, dan dapat dilengkapi wawancara kepada manajemen terkait, dengan penekanan pada pembahasan pengendalian yang dikenali untuk setiap risiko sesuai prioritas risiko. Tim fasilitator harus mengarahkan agar diskusi mengenali pengendalian tetap dalam konteks dan fokus pada risiko dan prioritas risiko yang dihadapi instansi pemerintah. 

Tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah formulir risiko dan pengendaliannya (Lampiran 15).

2.    Mengevaluasi Pengendalian yang Ada/ Terpasang

Langkah selanjutnya setelah mengenali pengendalian yang ada/terpasang adalah mengevaluasi apakah pengendalian yang terpasang untuk mengelola risiko tertentu sudah cukup dan efektif. Tim fasilitator mengarahkan tim bimtek untuk mengevaluasi apakah pengendalian cukup dan efektif yang ditandai dengan:

(1)  Kecukupan rancangan pengendalian-pengendalian

Secara umum, pengendalian yang dirancang dengan baik adalah:

a.    Tepat waktu – yaitu pengendalian mampu mengenali masalah sesegera mungkin untuk membatasi paparan yang mahal,

b.    Seimbang – yaitu pengendalian mampu meyakinkan secara wajar ketercapaian hasil yang diinginkan dengan biaya serendah-rendahnya dan sedikit mungkin akibat sampingan yang tidak diinginkan,

c.    Akuntabel – pengendalian mampu membantu menunjukkan tanggung jawab terhadap penugasan yang dibebankan,

d.    Diletakkan benar – pengendalian ditempatkan pada posisi yang memungkinkan dapat bekerja/berjalan dengan efektif/berhasil guna (idealnya ex-ante dari pada ex-post),

e.    Alat mencapai hasil – pengendalian mampu membantu (tidak boleh menghalangi) pencapaian tujuan atau menjadi alat bagi pengendalian itu sendiri,

f.     Membahas sebab dan dampak – pengendalian mampu mengenali sebab kegagalan, misalnya kesalahan proses sering disebabkan kurangnya pelatihan, dan mengurangi dampak

(2)  Efektifvitas pengendalian

Ada kemungkinan bahwa pengendalian yang sudah dirancang dengan baik namun tidak dapat berjalan/bekerja efektif  sebagaimana tujuan yang diinginkan. Evaluasi atas efektifitas pengendalian perlu dilakukan untuk menentukan apakah ketidakefektifan tersebut disebabkan kecocokan atau kecukupan rancangannya atau permasalahan pada saat pelaksanannya.

Jika efektivitas operasionalnya tidak dapat ditegaskan/diukur (keberhasilan pencapaian tujuan sulit untuk diukur), maka pengendalian dapat dianggap bekerja efektif. Namun demikian hal ini perlu dituangkan dalam RTP untuk menjadi perhatian untuk dievaluasi oleh auditor internal.   

(3)  Celah pengendalian

Celah pengendalian adalah kondisi yang terjadi apabila risiko sesuai prioritas tidak memiliki pengendalian atau pengendalian yang ada tidak mencukupi untuk membawa risiko pada tingkat sisa risiko (residual risk) yang berada dalam tingkat selera risiko manajemen. Fasilitator mengarahkan diskusi kelompok untuk menilai ketepatan rancangan pengendalian, efektivitas pengendalian, dan ada tidaknya celah pengendalian. Dalam tahapan ini akan ada 6 kemungkinan celah yang teridentifikasi :

(1)  Pengendalian sudah ada namun tidak sesuai dengan peraturan di atasnya.

(2)  Pengendalian sudah ada namun belum memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku.

(3)  Pengendalian sudah ada dan telah memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku namun prosedur baku belum sesuai dengan peraturan yang berlaku.

(4)  Pengendalian belum ada sama sekali maka perlu dibuat/disusun Pengendalian terkait.

(5)  Pengendalian sudah ada, telah memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku, namun belum dilaksanakan

(6)  Pengendalian sudah ada, telah memiliki/dijabarkan ke dalam prosedur baku dan sudah dilaksanakan namun belum ada prosedur palaporan/ monitoringnya maka dibuat sistem pelaporan dan pemantauannya.

Tools yang dapat digunakan dalam tahap ini adalah tools sebagaimana Lampiran 15.

3.    Membahas Celah Pengendalian (Identifikasi Perbaikan Kegiatan Pengendalian)

Langkah selanjutnya setelah celah pengendalian yang ada dapat diidentifikasi adalah mengidentifikasi kegiatan pengendalian yang cocok dalam rangka perbaikan pengendalian. Fasilitator melakukan bimtek dalam diskusi untuk mengidentifikasi kegiatan pengendalian yang cocok dalam rangka perbaikan pengendalian. Fasilitator mengarahkan/membimbing peserta diskusi agar identifikasi kegiatan pengendalian mengarah kepada kegiatan pengendalian yang diharapkan mampu menangkal sejumlah risiko penting. Fasilitator mengarahkan agar identifikasi kegiatan pengendalian untuk perbaikan (kegiatan pengendalian yang akan dibangun) mempertimbangkan cost and benefit dan tidak menimbulkan proses kegiatan tambahan yang memberatkan (pengendalian harus melekat di dalam proses bisnis).

Pada tahap ini, bimtek baru sebatas identifikasi kegiatan pengendalian yang dibutuhkan dalam rangka mengatasi risiko dan poin-poin penting terkait kegiatan pengendalian yang akan dibangun. Bimtek yang dilakukan fasilitator belum sampai kepada perancangan dan pembangunan kegiatan pengendalian secara rinci (masih sebatas nomenklatur kebijakan dan prosedur yang dibutuhkan).

Setelah mengetahui celah dan kekurangan pengendalian serta kegiatan pengendalian yang dibutuhkan untuk memperbaiki kekurangan tersebut, tim fasilitator perlu melakukan pembicaraan dengan pihak manajemen untuk menyampaikan hal-hal tersebut. Dapatkan kesepakatan pihak manajemen mengenai celah dan kekurangan pengendalian yang ada serta kegiatan pengendalian yang akan dibangun untuk mengurangi celah dan kekurangan tersebut.

 Kesepakatan manajemen terhadap tindakan dan prioritas yang akan dilaksanakan untuk memperbaiki kekurangan atau ketidakcukupan pengendalian akan menjadi dasar dalam rangka mengelola risiko. Rumusan RTP memuat rencana pembangunan kegiatan pengendalian, pemilik/penanggung jawab dan rencana waktu yang ditargetkan.